7 passos para contratar um bom escritório de contabilidade

Contratar um bom escritório de contabilidade para gerenciar as finanças da empresa e cuidar do patrimônio de forma estratégica é uma ótima opção para o empresário que deseja atingir o sucesso.

Além do auxílio na administração das contas, os contadores podem ser bons aliados para orientar a tomada de decisões dentro do empreendimento. Apesar de todas as vantagens, muitas empresas acabam apostando nos serviços mais econômicos, sem levar em consideração a importância das tarefas executadas pelos escritórios.

Por isso, é preciso estar sempre atento e analisar diversas questões antes de contratar determinado escritório de contabilidade. É preciso procurar por profissionais responsáveis, altamente qualificados e capazes de oferecer soluções inteligentes para os problemas do seu negócio. Vale lembrar que o trabalho contábil é majoritariamente intelectual, mas também exige uma alta dose de confiança para que funcione de maneira correta.

Contratando um bom escritório de contabilidade

Existem alguns fatores que dizem muito sobre o funcionamento de um bom escritório de contabilidade:

1. Qualidade do atendimento
2. Velocidade na execução das tarefas
3. Competência técnica da equipe de contadores
4. Esquema de trabalho
5. Renome da empresa
6. Modernidade dos processos
7. Até questões mais objetivas, como a localização do escritório e sua infraestrutura

Neste artigo, vamos aprofundar nesses 7 fatores e dar dicas para que você escolha de maneira segura e consciente o escritório de contabilidade que mais se encaixa no perfil da sua empresa. Vamos lá?

1. Qualidade

Um atendimento de qualidade é, sem sombra de dúvidas, um dos maiores diferenciais competitivos de bons escritórios de contabilidade já que, no que diz respeito às tarefas a serem executadas, existe uma certa padronização.

Mas como medir o nível de qualidade do atendimento?

• Avalie se o escritório está disposto a discutir as necessidades da sua empresa com calma
• Fique atento às possibilidades de negociação e à flexibilidade do escritório
• Verifique quais instrumentos o escritório usa para avaliar o próprio atendimento (pesquisas de satisfação, departamento de qualidade, etc)
• Consulte a carta de clientes do escritório e observe se ele atende alguma outra empresa com o mesmo nível de complexidade que a sua
• Observe a durabilidade dos serviços prestados a outras empresas, já que contratos mais duradouros indicam qualidade no atendimento e na execução de tarefas
• Visite o escritório e analise a dinâmica de funcionamento do negócio

Essas são apenas algumas observações que podem te ajudar a chegar em uma conclusão sobre o atendimento do escritório. Lembre-se que o bom atendimento permeia todos os níveis de uma organização, desde o recepcionista até o gerente da empresa.

2. Velocidade

A urgência faz parte de inúmeros processos contábeis, por isso, a velocidade na resolução de problemas pode ser considerada a linha tênue que separa um simples prestador de serviços de um bom escritório de contabilidade. Para medir a velocidade, fique atento aos seguintes pontos:

• Verifique se existe um procedimento padrão de resposta às solicitações das empresas contratantes
• Verifique qual a antecedência do envio das guias de recolhimento de impostos e como as guias são acompanhadas ao longo dos dias
• Analise a quantidade de clientes que o escritório atende e o número de colaboradores responsáveis pelas contas (quanto mais próxima for essa relação, menor a dispersão do atendimento)

Lembre-se que a melhor forma de evitar problemas com a velocidade dos processos é por meio de um diálogo transparente com o escritório de contabilidade!

3. Qualificação da Equipe

O trabalho do contador é bastante técnico e, por isso, fica complicado avaliar a qualificação desse profissional, mas alguns pontos são relevantes e merecem ser avaliados com cuidado:

• Analise os currículos dos colaboradores
• Verifique o leque de serviços oferecidos pelo escritório (os que prestam serviços de consultoria tributária ou de auditoria costumam ter uma equipe de colaboradores mais qualificada)
• Verifique se a empresa atende outras empresas de alta complexidade
• Verifique se o escritório possui algum programa de treinamento contínuo e se investe na qualificação dos funcionários

A longo prazo, a qualidade técnica do contador acaba se tornando um grande diferencial, ainda mais diante da fluidez financeira em que se encontra o mercado nos últimos anos.

4. Método de Trabalho

Cada escritório possui um método de trabalho diferente, mas essa particularidade pode ser decisiva na hora de escolher um bom escritório de contabilidade e que mais se encaixa na dinâmica da sua empresa:

• Verifique qual a frequência com que um escritório elabora relatórios contábeis: alguns realizam mensalmente, outros quinzenalmente e alguns trabalham com relatórios feitos semestralmente
• Verifique como é realizada a entrega e a retirada dos documentos físicos: se é feita presencialmente, pelos correios, etc
• Verifique também se a empresa trabalha com sistema digital de assinaturas e envio de comprovantes: isso pode ser determinante para facilitar a troca de informações entre o escritório e a empresa

5. Renome

Qualquer empresário sabe como é difícil construir a imagem da empresa e manter uma tradição de serviços de qualidade. Esse processo envolve tempo e muito comprometimento de toda a equipe e, por isso, a tradição pode ser considerada outro fator a ser avaliado.

Analise, portanto, se o escritório de contabilidade possui alicerces sólidos, uma gestão competente e funcionários dispostos a encontrar soluções práticas para as necessidades da sua empresa.

Mas lembre-se que a tradição vai muito além do tempo de funcionamento da empresa no mercado, ela tem mais a ver com a histórias e com as relações que foram construídas ao longo do tempo!

6. Modernidade

Com todas as inovações tecnológicas, é certo que as empresas mais modernas e atualizadas possuem maiores chances de se estabelecerem no mercado por mais tempo. Por isso:

• Verifique se o escritório automatiza processos
• Se possui fluidez no processamento de informações e na geração de relatórios contábeis
• Analise a porcentagem de erros e acertos que os processos automatizados da empresa geram, quando comparados com os processos manuais
• Verifique quais são as burocracias da empresa e como ela lida com essa questão para facilitar a vida dos clientes
• Não deixe de avaliar a segurança que os processos digitais trazem para a relação escritório-empresa

7. Localização e Infraestrutura

Por último, vale lembrar que a localização e a infraestrutura dos escritórios são critérios que não devem ser ignorados. No caso da localização, é mais indicado que o escritório fique próximo da empresa pela facilidade de deslocamento dos profissionais e clientes em caso de reuniões presenciais, mas também pelo fato de que a Legislação varia muito de região para região.

Escritórios que atuam em determinada cidade, por exemplo, estão mais familiarizados com a dinâmica dos processos fiscais daquela localidade, o que é um ponto bastante positivo.

Já com relação à infraestrutura, é interessante que o escritório possua certa robustez para lidar com a demanda de trabalho. Por isso, vale avaliar se o estabelecimento comporta a quantidade de clientes (e de trabalho) da empresa de contabilidade.

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E aí, gostou das dicas? Seguindo esses passos, fica muito mais fácil de encontrar um bom escritório de contabilidade que combine com as necessidades da sua empresa! Para mais dicas como essa, continue acompanhando o blog da Incolape. Conte conosco e boa sorte!