7 maneiras de melhorar sua gestão do tempo na empresa

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Otimizar o tempo é uma tarefa que preocupa não apenas os líderes de grandes empresas, mas qualquer empresário que deseje dar um gás na produtividade do negócio.

Não é à toa que quando perguntamos para qualquer funcionário sobre o trabalho, as respostas mais frequentes dizem respeito à correria do dia a dia ou sobre a necessidade de ter mais tempo para concluir as atividades programadas para a semana.

Infelizmente, ainda não existe um truque de mágica que aumente a quantidade de horas que temos disponíveis no dia, mas com algumas estratégias simples, fica bem mais fácil a gestão do tempo e concluir as tarefas sem desespero.

É bastante comum que muitas pessoas acumulem inúmeras funções no trabalho, bem como também é usual que em determinados períodos do ano a demanda acabe sendo mais intensa.

Dessa forma, não é nada surpreendente que não seja possível finalizar tudo aquilo que estava previsto para o final do expediente. Essa sensação de atraso constante traz o sentimento de frustração e cria um clima de cobrança que leva muitas pessoas a se sentirem desiludidas com o próprio trabalho.

Mas, a realidade é que os trabalhos possuem deadlines específicos e é muito importante que consigamos entregar resultados, apesar da falta de tempo.

Se você é o tipo de pessoa que costuma perder os prazos de entrega de trabalhos, que esquece onde anotou as informações sobre a próxima reunião e que geralmente precisa esticar a jornada de trabalho para além do horário padrão para concluir determinado serviço, fique atento a algumas dicas essenciais que poderão facilitar sua rotina de trabalho.

Se, por outro lado, você se considera um funcionário ou empresário organizado, já aproveite para fazer um check list com as dicas abaixo e comece a aplicar em sua rotina as estratégias que ainda não utiliza. Dessa forma, você poderá otimizar o seu dia e ainda garante o tão sonhado tempo livre para executar outras tarefas e para investir em qualidade de vida!

1- Planeje atividades antes de executá-las

Um bom planejamento e organização de uma agenda de tarefas é, com certeza, a prioridade para quem deseja otimizar a gestão do tempo de trabalho e alcançar resultados satisfatórios sem se desesperar.

Cada pessoa possui uma rotina diferente e o planejamento deve ser adequado ao tipo de trabalho a ser executado. Você pode optar por uma agenda semanal ou mensal, por exemplo, dependendo da demanda do setor.

Segundo especialistas no assunto, definir metas a curto prazo garante um bom funcionamento da empresa já que, a partir do momento em que esclarecemos e elencamos prioridades, a visualização do trabalho como um todo fica mais clara.

Uma boa dica é utilizar quadros e flip charts durante as reuniões com a equipe. Essa estratégia garante a visualização das etapas de produção e ainda reforça o compromisso de todas as pessoas com o time.

Uma outra sugestão que costuma gerar bons resultados é o planejamento com pelo menos três dias de antecedência. Essa ideia faz parte da Metodologia Tríade de Produtividade, que propõe que o tempo pode ser dividido em três esferas diferentes, a da importância, da urgência e das circunstâncias.

Ou seja, além de elencar as tarefas que devem ser cumpridas com prioridade, o bom gestor também deve considerar os imprevistos que marcam a rotina produtiva de qualquer negócio.

Ao planejar o uso da gestão do tempo para os próximos três dias, é possível garantir uma margem de horas extra para lidar com possíveis contratempos e dificuldades que podem complicar a produção como um todo.

2- Delegue atividades

Apesar da possibilidade de delegar tarefas ser um pouco distante da realidade de alguns empreendedores, é importante ter em mente que delegar tarefas pode ser uma solução inteligente para a falta de gestão de tempo, afinal, as atividades devem ser cumpridas dentro de determinado prazo, mas não necessariamente por uma única pessoa. Gestores muito centralizadores tendem a acumular inúmeras funções e a assumir compromissos que nem sempre podem ser cumpridos.

Atenção para a dica, portanto: ao invés de tentar executar tudo sozinho, divida as tarefas entre outras pessoas! Dessa maneira você pode utilizar seu tempo conferindo o trabalho já concluído, fazendo pequenos ajustes se julgar necessário e ainda pode se preocupar com outras obrigações mais importantes.

3- Otimize reuniões

A importância das reuniões é indiscutível, elas funcionam como ótimos instrumentos para definir metas e organizar o planejamento da empresa. Além disso são momentos que garantem a sinergia da equipe e aumentam a sociabilidade dentro do ambiente de trabalho.

No entanto,é bastante comum que algumas reuniões acabem sendo um tanto quanto infrutíferas, ocupando um tempo que poderia ser utilizado de outra maneira mais produtiva.

Na hora de planejar uma reunião é importante fazer alguns questionamentos, como por exemplo:

  • “Será que esse encontro é realmente necessário?”;
  • “Tem objetivos claros e específicos?”;
  • “A reunião possui um foco que fará com que os colaboradores se sintam motivados a participar?”.

Se todas as respostas para os questionamentos apontados acima forem positivas, é hora de planejar uma reunião produtiva. Caso contrário, o tempo estará sendo utilizado de forma equivocada.

Um estratégia adotada por algumas empresas é a realização de uma reunião diária de no máximo 15 minutos no começo do expediente. Neste espaço, os funcionários podem comentar brevemente sobre a produção do dia anterior e o que está planejado para ser cumprido no próprio dia. Pode ser interessante tentar aplicar a estratégia em seu próprio negócio!

4- Utilize a check list e evite o retrabalho

Se você está habituado a trabalhar com uma grande equipe já deve ter se experienciado o momento em que acaba concluindo uma tarefa que já fora cumprida anteriormente. Além de gerar um grande descontentamento, o retrabalho é um verdadeiro “ladrão” de tempo.

Para evitar o trabalho dobrado, a dica é organizar listas com tarefas a serem cumpridas no dia. Após a conclusão de cada etapa, é importante assinalar na lista que a atividade foi cumprida com sucesso.

Você pode apostar no tradicional e escrever os trabalhos no papel, ou pode utilizar alguns aplicativos que são ótimos para a criação de checklists, como o Evernote.

5- Evite interrupções constantes

É evidente que as interrupções constantes no trabalho são as principais vilãs da produtividade, por isso, evitá-las é uma ótima maneira de otimizar a gestão do tempo.

Mas como fazer isso? Uma boa dica é ter horários específicos para atividades que não estejam diretamente relacionadas ao trabalho, como ler e-mails e tomar café.

6- Use ferramentas para gestão do tempo

Pode parecer uma ideia do século passado, mas o uso do calendário como ferramenta de otimização da gestão do tempo continua sendo muito atual. Você pode apostar na criação de calendários específicos, como para compromissos e reuniões, para viagens a negócio e para as tarefas da semana.

Post its também são ótimas ferramentas para quem deseja organizar o ambiente de trabalho e evitar esquecimentos.

Por fim, também estão disponíveis inúmeras ferramentas de gestão de projetos e tarefas online, o que facilita o contato entre os membros da equipe, evita locomoções desnecessárias e garante que todos estejam alinhados aos mesmos objetivos.

7- Faça uma análise da sua rotina

Por último, é importante ter em mente que, além de seguir as estratégias de otimização do tempo, é importante refletir sobre os pontos positivos e os negativos de sua própria rotina para conseguir alcançar um dia a dia mais produtivo no trabalho e uma vida pessoal mais saudável.

Agora é hora de analisar com calma as correrias do dia a dia e pensar em tudo aquilo que pode ser facilitado daqui em diante. Boa sorte!

 

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