Como calcular a folha de pagamento junto com a Incolape?

A Folha de Pagamento é uma declaração formalizada pela empresa na qual estão relacionados os nomes dos funcionários, as funções que desempenham na empresa, o salário de cada um deles, bem como descontos e abatimentos.

A elaboração deste documento é uma das poucas tarefas que são responsabilidade de cada negócio, e não importa o tamanho da empresa e sua força no mercado corporativo. Por isso é muito importante que qualquer empresário dedique parte de seu tempo à execução da Folha de Pagamento dos empregados.

E a Incolape pode te ajudar durante o processo de elaboração deste documento tão importante!

O que é a Folha de Pagamento?

As informações contidas no documento geralmente causam confusão e são interpretadas de forma equivocada, tanto por funcionários quanto pelos gerentes do negócio.

Dessa forma, é essencial que o empresário compreenda cada uma das etapas da elaboração da Folha de Pagamento para que possa preencher de maneira clara e detalhada todos os campos exigidos, evidenciando o que é direito dos funcionários e quais são os repasses e deduções que estão sendo estipulados.

Alguns empregadores elaboram a Folha de Pagamentos por meio de um processo manual, porém, é bastante usual que sejam utilizados métodos eletrônicos, onde os lançamentos diários do cartão de ponto fornecem as informações automatizadas, registradas ao final de cada mês.

As datas de pagamento das remunerações também variam bastante de empresa para empresa. Enquanto algumas firmas efetuam os pagamentos no último dia do mês, outras levam mais tempo e pagam seus funcionários no prazo limite estipulado pela legislação, que é no quinto dia útil do mês subsequente.

Entretanto, independente das opções de pagamento, vale lembrar que a Folha de Pagamentos é obrigatória por Lei.

De acordo com o artigo 225, Decreto n°3.048/99, toda e qualquer empresa precisa, impreterivelmente, elaborar mensalmente o documento que registra os pagamentos de todos os colaboradores e prestadores de serviço contratados, sendo que uma das vias deve ser entregue aos funcionários e uma segunda via deve ser arquivada pela empresa.

Essa certidão é muito importante para o Departamento Pessoal, já que contém inúmeras informações do empregado. Ou seja, a Folha de Pagamento tem função fiscal, contábil e operacional.

Por outro lado, para o empregado, a Folha agrega a descrição das relações de trabalho dentro da empresa e, quando feita de forma correta, apresenta de forma simples e transparente tudo aquilo que é pago e descontado pelos serviços prestados. Os valores contidos neste documento são, portanto, a garantia dos direitos do trabalhador.

O que deve constar na Folha de Pagamento?

Ao contrário de alguns documentos fiscais, a Folha de Pagamento não possui um modelo oficial a ser seguido, podendo ser adaptada à realidade de cada empresa. Dessa forma, existe certa liberdade para que o empregador estude os critérios que melhor atendem ao interesse de cada negócio. No entanto, não deve haver prejuízo em algumas informações essenciais, previstas legalmente.

Hoje em dia, é possível que a empresa adote sistemas informatizados para a elaboração da Folha. Além disso, o empresário pode optar por fazer dois documentos distintos, um para os empregados registrados em regime CLT e outro para os contribuintes autônomos e freelancers. De qualquer forma, é preciso que algumas informações estejam descritas na declaração. Acompanhe:

Nome do empregado: funcionários, trabalhadores avulsos, autônomos, freelancers, empresários e quaisquer outras pessoas físicas sem vínculo empregatício
Cargo: função na empresa ou tipo de serviço prestado

• Parcelas da remuneração

• Parcelas não integrantes da remuneração: diárias, auxílios e ajudas de custo

• Descontos

• Resultado líquido a ser pago

Outras Informações da Folha de Pagamento

Outras três informações devem estar presentes no documento:

• Frequência de Funcionários: detalhes sobre faltas, atrasos, saídas antecipadas, folgas e abonos

• Quadro de incidência: com descontos de impostos e taxas sociais a serem realizados

• Prazo e forma de pagamento: aqui é importante discriminar exatamente o meio usado para pagamento dos empregados, que pode ser efetuado por depósito bancário, transferência em conta corrente, cheques nominais ou até pagamento em espécie. Como já apontado, os prazos para remuneração de funcionários varia bastante de acordo com a dinâmica de cada empresa, mas o limite estabelecido em Lei para o pagamento é até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido.

Proventos e Descontos

A Folha de Pagamento costuma ser dividida em duas seções, a de proventos e a de descontos. A primeira parte indica os valores positivos, ou seja, o dinheiro que o empregado deve receber. Do outro lado, os descontos indicam aquilo que é “retirado” do salário do trabalhador.

Abaixo estão apontados os principais proventos e descontos e suas definições:

Proventos

• Salário – O salário é o montante de dinheiro que deve ser pago ao empregado. Pela legislação cada profissão possui um piso e um teto, no entanto, na prática, o valor a ser pago pelo empregador deve ser pré-estabelecido no momento da contratação, sempre respeitando o salário mínimo estipulado por lei. O salário pode ser pago mês a mês, bem como quinzenalmente, semanalmente e até diariamente.
• Remuneração Variável – Esse tipo de remuneração é geralmente associada ao desempenho de cada funcionário dentro da empresa.

• Hora Extra – Como o próprio nome aponta, a hora extra se refere ao período de tempo de trabalho que extrapola a jornada normal do trabalhador. Devem ser pagas com fator de acréscimo.
• Adicional de Insalubridade e Periculosidade – No caso das funções de trabalho que oferecem riscos aos empregados, a empresa deve pagar o adicional. Existem três graus de insalubridade, o mínimo, o médio e máximo, sendo que os empregadores devem pagar adicionais equivalentes a cada grau de insalubridade. Uma curiosidade é que engenheiros e médicos são responsáveis por determinar o grau de periculosidade de cada emprego.
• Adicional Noturno – Deve ser pago ao funcionário que trabalhou 22 horas de um dia e até 5 horas do dia seguinte. Outra informação importante é que cada hora de trabalho noturno é considerada como 53 minutos e 30 segundos, ou seja, trabalhar 7 horas de noite é o mesmo que trabalhar 8 horas de dia.

Descontos

• INSS –  Imposto que incide sobre o valor total da remuneração do funcionário.
• Contribuição Sindical – 3,33% do salário do trabalhador deve ser direcionado ao Sindicato.
• Adiantamentos – Por lei, são permitidos adiantamentos de até 50% do salário.
• Faltas e Atrasos – Quando não justificadas, as faltas podem ser descontadas do salário final do funcionário.
• Vale Transporte – O empregador pode descontar no máximo 6% do salário.
• IRRF – O imposto de renda deve ser descontado do rendimento final do assalariado. É importante que o empregador esteja atento às porcentagens de dedução de cada ano.

Por fim, vale lembrar que é responsabilidade do empregador efetuar os pagamentos do fundo de garantia e do 13° salário nos prazos estipul

Quando elaborada de forma correta, a Folha poupa esforços do empregador e garante os direitos do empregado, proporcionando uma melhor relação entre ambas as partes. Conte com a Incolape para te ajudar com as Folhas de Pagamento da empresa, entre em contato com um de nossos representantes!