Conheça os erros mais comuns na folha de pagamento

Um dos maiores desafios de gestão de empresas é o cálculo da folha de pagamento de funcionários. Entretanto, apesar do processo trabalhoso, cumprir as exigências da Lei e manter os demonstrativos dos empregados sempre bem organizados é essencial para manter os negócios operando de forma segura.

Isso evita os problemas trabalhistas e fiscais e ainda contribui para uma política justa de empregabilidade.

Uma folha bem elaborada é a melhor garantia de que todos os impostos estão sendo pagos de forma correta e, claro, de que todos os funcionários estão recebendo os benefícios propostos pela Lei Trabalhista brasileira.

Ao evitar problemas com o pagamento dos empregados, o empresário ainda evita a queda na produtividade, estimula a coesão da equipe e se afasta dos entraves burocráticos que acabam demandando muito tempo, esforço e recursos financeiros para serem resolvidos. A melhor opção é, portanto, evitá-los!

Porém, apesar da grande importância do assunto, muitos empreendedores e gestores encontram inúmeras dificuldades na hora de fazer a folha de pagamentos dos funcionários. Isso geralmente acontece por falta de conhecimento técnico sobre o assunto, mas pode ocorrer devido a alguns erros bem fáceis de serem corrigidos.

Para evitar transtornos, o primeiro passo é entender o processo como um todo, ou seja, aprender como se calcula e elabora a folha de pagamento ideal para sua empresa.

Abaixo, reunimos algumas etapas que te orientarão no cálculo da folha de pagamento e, na sequência, traremos os erros mais comuns cometidos por empresários na hora de fazer os demonstrativos de pagamento dos funcionários. Acompanhe!

Calculando a Folha de Pagamento

Categoria dos Funcionários

Logo ao contratar um novo funcionário, é importante que o empreendedor classifique-o de acordo com a categoria a qual ele pertence. Essas categorias podem ser, por exemplo, a do comércio ou da indústria. Esse processo facilita a forma de calcular o pagamento do empregado, já que cada categoria é regida por exigências coletivas específicas.

Horas Extras e Adicionais

É muito importante que a empresa conte com um sistema de cálculo de horas extras e eventuais adicionais, seja por meio de cartão, folha ponto ou sistema digital de ponto.

Para garantir eficiência no processo, é muito importante que o empregador explique a toda a equipe como funciona a política de cálculo da empresa, para que todos estejam familiarizados com o sistema adotado.

Cabe ao empregador conferir se é necessário pagar algum adicional como o de insalubridade, periculosidade ou o adicional pago pelo trabalho noturno. Também é responsabilidade do patrão conferir junto à Lei se é preciso pagar salário família e/ou pagar salário descanso.

Faltas

Além de calcular as horas extras, é preciso calcular também o número de faltas de cada funcionário ao longo do mês. Essa informação deve constar na folha de pagamento e, segundo a legislação, caso não haja justificativa legal para a ausência do profissional, é preciso descontar os dias de falta do salário bruto.

INSS e IR

O valor do INSS varia entre 7,65% e 11%, a depender do salário recebido pelo funcionário. Por isso, para confeccionar de forma correta a folha de pagamento, é essencial que o empregador conheça as regras de contribuição do imposto para cada base salarial.

Também é necessário o cálculo do imposto de renda (a base de cálculo é feita a partir do valor do salário menos o INSS).

Dedução de benefícios e descontos

Para concluir o resumo sobre os principais pontos a serem considerados na folha de pagamento, vale lembrar que o empregador deve deduzir os descontos e benefícios previstos em Lei, como por exemplo, o vale alimentação e transporte, INSS, faltas e até a contribuição sindical (que ainda vale até a aprovação da Reforma Trabalhista em 11 de novembro de 2017). Após calcular todas as deduções, é hora de apurar o valor líquido a ser pago para cada funcionário da empresa.

Erros comuns na folha de pagamento e como evitá-los

Dentre os principais erros cometidos pelas empresas, alguns deles acontecem devido à falta de dedicação de tempo ao planejamento de processos e à falta de informação correta sobre impostos que devem ser pagos. Entretanto, outros equívocos acabam sendo bastante usuais. Acompanhe os principais pontos:

 

• Não planejar processos

 

É preciso dedicar atenção ao processo de elaboração da folha ponto.

 

• Não documentar informações

 

Com um acervo de dados sobre funcionários e leis trabalhistas bem desenvolvido, fica mais fácil de calcular a folha ponto.

 

• Não acompanhar mudanças na equipe

 

É importante acompanhar de perto as mudanças no quadro de funcionários, atente-se aos funcionários recém-contratados e àqueles que foram promovidos para atualizar corretamente os salários.

 

• Não acompanhar mudanças na Legislação Trabalhista

 

O empregador deve se manter sempre atualizado quanto às mudanças da Lei. A partir de Novembro de 2017, por exemplo, entra em vigor uma nova Consolidação das Leis de Trabalho. Também é bastante importante que o empresário conheça as diferentes tipos de imposto cobrados em Lei.

 

• Colocar o funcionário no enquadramento incorreto

 

Esse é um dos erros mais comuns e que podem ser evitados com um pouco de atenção e estudo sobre os direitos e deveres dos profissionais, já que eles variam de acordo com o regime de contratação.

 

• Não planejar o final do ano

 

Algumas empresas, principalmente as mais jovens, possuem dificuldades em fazer um planejamento anual completo. É bastante comum que gestores organizem bem as contas da empresa, mas que tenham uma surpresa desagradável com o final do ano. É preciso, portanto, que a empresa calcule o pagamento de férias e 13° salário ao quadro de funcionários.

 

• Não controlar as horas trabalhadas

 

Calcular corretamente as horas trabalhadas é a única forma de garantir que a folha de pagamento seja feita de acordo com a realidade de trabalho dos funcionários. Pode ser uma boa ideia investir em um sistema automatizado de computação de horas, por exemplo.

 

• Não realizar backup de dados

 

Para evitar a perda de dados, vale a pena armazenar as informações de formas diferentes, na nuvem, em computadores diversos e sob responsabilidade de mais de uma pessoa.

 

• Não ser transparente com a equipe

 

A folha de pagamento é um ponto bastante sensível na construção da relação empregador-funcionário. Por isso, é muito importante que a empresa possua uma política de transparência e que elabore a folha de pagamento em uma linguagem acessível a todos. Manter um canal de diálogo e se propor a esclarecer dúvidas dos empregados também são ações que devem ser valorizadas.

Se você identificou algum desses erros no processo de elaboração da folha de pagamento da sua empresa, é hora de repensar estratégias. Seguir a metodologia e as dicas de construção de uma boa folha de pagamento pode te ajudar a evitar erros e a gerenciar de forma mais fácil seus negócios.

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